5 estratégias para evitar as faltas em seu consultório odontológico

As faltas em consultórios odontológicos são cada vez mais recorrentes nos dias de hoje, o que acaba prejudicando o bom fluxo do seu negócio e também a saúde bucal dos pacientes. Portanto, é essencial desenvolver estratégias eficazes para evitar e minimizar as ausências, garantindo a continuidade e a qualidade dos tratamentos odontológicos.

Para resolver a situação e enfrentar os desafios, profissionais de odontologia têm adotado métodos inovadores, desde o aprimoramento da comunicação com os pacientes até o uso de tecnologias de lembrete automatizado.

Quer saber mais sobre o assunto e descobrir dicas para colocar em prática, a fim de minimizar esses cancelamentos? Continue a leitura deste artigo!

Conheça os principais motivos das faltas no consultório

• Falta de informações: muitas pessoas deixam de comparecer às consultas por não terem todas as informações necessárias, como endereço, confirmação da data e do horário, ponto de referência, entre outros. Por isso, é sempre bom trazer essas explicações.

Uma solução é enviar para o paciente tudo o que ele precisa saber, seja por WhatsApp ou SMS. Se não for possível, utilize um cartão de papel com essas anotações. 

• Dificuldade de acesso: o paciente pode ter dúvidas sobre como chegar em seu consultório ou, até mesmo, enfrentar complicações de trânsito.

A dica para ajudá-lo é treinar a equipe para orientá-lo, dando recomendações de percurso, pontos de referência, possibilidades de estacionamento, etc.

• Esquecimento: isso é mais comum do que você pensa, afinal, é normal que as pessoas tenham diversos compromissos.

Dessa forma, como mencionamos anteriormente, a prática mais moderna e automática é adotar em seu consultório a prática de enviar um link de compromisso via Google Calendar ou de outras maneiras (ligação telefônica, mensagem de texto, entre outras medidas).

• Expectativa não atendida: há casos em que os pacientes têm expectativas muito altas em relação à consulta e, caso elas não sejam supridas, podem ocorrer a perda do interesse, que causa faltas posteriores.

A solução é ficar atento a elas para trabalhá-las nas interações com os públicos, informando todas as etapas do tratamento. Lembre-se: a clareza nas informações nunca é demais.

• Experiências negativas: existem situações em que a má experiência é do próprio consultório ou, ainda, de outros locais, como demora no tempo de espera, remarcação de última data, entre outros. Em casos assim, oriente a equipe a repassar os devidos esclarecimentos sobre o que provocou o atraso ou a remarcação, demonstrando empatia. 

Confira 5 estratégias eficazes para manter o fluxo de pacientes sem faltas

Gerenciar o fluxo de pacientes e evitar que os pacientes não compareçam ao consultório é uma ação extremamente necessária. É importante ter em mente que as ausências nunca serão eliminadas completamente. 

No entanto, se você seguir essas dicas, irá reduzir significamente essas ocorrências. Confira as dicas a seguir e desfrute dos bons resultados:

• Conscientize seus pacientes

É importante dedicar um tempo para educar os seus pacientes sobre o valor da própria saúde. Para isso, procure as melhores oportunidades para fornecer essa instrução durante as interações. 

Boas alternativas são: oferecer folhetos, compartilhar vídeos educativos, utilizar imagens e gráficos para mostrar o que está acontecendo na saúde bucal. Isso facilita o entendimento sobre a necessidade de tratamento. 

Apesar de não ser uma ação diretamente ligada às ausências, o paciente terá maior consciência sobre as visitas ao consultório e, consequentemente, as faltas diminuirão.

• Explique seus serviços

Aborde com os pacientes informações que você julga serem importantes, como o valor dos serviços, os diferenciais, os prazos de agendamento e cancelamento, entre outros. 

Durante a visita, apresente um resumo de cada serviço que será fornecido e todo o tratamento que será feito. A atitude ajudará a compreender a importância da consulta.

• Aprimore a programação de sua agenda

Desconfie das consultas agendadas com muita antecedência, afinal, as chances de surgirem imprevistos são grandes. 

É possível que os seus pacientes não tenham ideia do que estão fazendo na manhã de quarta-feira daqui a três meses. Para lidar com essa situação, considere implementar uma programação de compromissos híbrida, agendando em datas mais distantes apenas aqueles que realizam tratamentos frequentes.   

• Sempre envie lembretes de compromisso

A dica infalível é ligar ou mandar uma mensagem de confirmação um dia antes da consulta. Defina o período mais adequado à sua necessidade, já que a marcação pode ter caído em esquecimento. Vale também realizar ações em mais de um canal, o que amplia as chances de visualização do recado.

Você pode pedir aos pacientes o método preferido de contato — uma ligação telefônica, um e-mail ou uma mensagem de texto/WhatsApp para facilitar a comunicação.

• Crie uma política para as faltas

Caso ainda não tenha, é hora de criá-la e comunicá-la aos pacientes. Se souberem que o seu consultório tem regras específicas para faltas e cancelamentos, eles estarão menos propensos a cancelar sem dar aviso prévio suficiente.

Além disso, você pode decidir renunciar a taxa para o primeiro compromisso cancelado e cobrar os pacientes reincidentes. Como benefícios, o consultório e o paciente terão:

• Diminuição do tempo de espera para atendimento;
• Melhoria na atenção e cuidado com o paciente;
• Redução de custos operacionais;
• Aumento da produtividade;
• Equipes mais satisfeitas com o rendimento do trabalho.

Identificou algum desses casos como recorrente em seu consultório?

Como você pôde perceber, a maioria das estratégias baseiam-se em ações simples, porém, são muito eficientes para minimizar as faltas no dia a dia. Coloque as dicas em prática e veja os resultados surgirem!

Enquanto isso, aproveite para conferir mais materiais como esse em nosso blog e garantir o bom desempenho do seu consultório odontológico.